De tandwielen van een organisatie

Een organisatie is zoals een klok. De radars van een klok zorgen ervoor dat de klok blijft draaien. Breekt er een tandje af, werkt de klok niet meer. Hetzelfde geldt in een bedrijf: iedereen is belangrijk. De grote baas is een heel groot rad in de klok, anderen (zoals het management, medewerkers en de schoonmaakploeg) zijn kleinere tandwielen in de klok. Samen vormen ze een geheel. Neem je er eentje weg, klein of groot, dan blijft de klok – en dus je organisatie – niet draaien. 

Iedereen is van belang in een organisatie, zeker wanneer er verandering op til staat. Het is belangrijk om je medewerkers mee te krijgen in je verhaal. Daarom sprak Guy Ooms met Henk Arntz, Managing Director bij Nederlands Bureau Keuring Binnenvaartschepen, over verandering en het belang van medewerkers voor een organisatie. 

Guy: Zelf werk je samen met onafhankelijke experts, niet altijd even makkelijk om die op één lijn te krijgen. Je maakt dan vaak de vergelijking met een klok, want iedereen is belangrijk in een organisatie.  

Henk: Ik heb zo ooit al mijn medewerkers bij elkaar geroepen omdat het toiletpapier op was in een van de toiletten. Dat lijkt misschien overdreven, maar dat is het niet. Ten eerste is het heel egoïstisch, want je geeft het probleem gewoon door aan de volgende. Ten tweede: je wilt sowieso niet iemand vanop de wc’s horen roepen dat het toiletpapier op is en al helemaal niet als dat een klant is. Dan kan je met het schaamrood op de wangen een nieuwe rol gaan brengen. Daarnaast kan je er ook nog eens zeker van zijn dat die persoon niet ons bedrijfsverhaal gaat onthouden, maar wel het feit dat we geen wc-papier hadden. Daar willen we niet bekend voor staan, toch?

We hebben binnen de organisatie allemaal dezelfde taak: zelf doen voor anderen wat we willen dat er met ons gebeurt, zoals met het toiletpapier. Niemand wil te laat tot de ontdekking komen dat het toiletpapier op is en niemand wil in de rommel zitten. Als we hier allemaal samen voor zorgen, is alles veel leuker.

Guy: Respecteer elkaar. Ook al lijkt het voor jou misschien efficiënter om onmiddellijk terug achter je computer te gaan zitten, in plaats van eerst een nieuwe rol wc-papier te zoeken. Als je elkaar respecteert, doe je dit wel. Dat is eigenlijk waar het bij een veranderingstraject ook om draait: respect. 

COMMUNICATION IS KEY

Henk: Als het bestuur de inbreng van zijn medewerkers niet respecteert, dan garandeer ik dat het changeproject mislukt. Je moet je mensen betrekken in het geheel en het belangrijkste: je moet naar ze luisteren. Er is maar één plaats waar bevelen geven werkt: het leger. Als je niet naar je medewerkers luistert, geraken ze gedemotiveerd. Daarom is communicatie zo belangrijk bij verandering.

Guy: Luisteren is dan ook het moeilijkste deel van communicatie. Mensen moeten het nut en de noodzaak van de verandering inzien. Dus dat betekent: het communiceren van het hoe en de waarom.

Henk En Guy

Henk: Inderdaad. Stel je voor: Je werkt al 15 jaar in een bedrijf, je maakt je product al jaren op dezelfde manier en dat werkt perfect. Ineens komt de baas tegen jou zeggen: “Vanaf morgen doen we het anders.” Zonder een ‘hoe’ en ‘waarom’. Ga je dan nog gemotiveerd zijn om je taak goed uit te voeren? Waarschijnlijk niet, of toch veel minder. Neem nu dezelfde situatie, je werkt al 15 jaar in een bedrijf en je baas komt zeggen: “Heel tevreden over je werk. We hebben een manier gevonden waardoor we denken dat het nog efficiënter kan. Daarom lijkt het ons beter dat we samen de methode aanpassen.” Het belangrijkst hier is dat hij uitlegt waarom ze gaan veranderen. Dat is een compleet andere situatie. Gemotiveerde medewerkers zorgen voor een goed resultaat.

PEOPLE FIRST

Guy: Je medewerkers zijn trouwens ook de beste verkopers van je bedrijf, daarom is het extra belangrijk om ze gemotiveerd te houden. Organisaties komen elkaar niet tegen op straat en in de wandelgangen, mensen wel. Die mensen, je medewerkers, praten met elkaar. Ook over je organisatie. Worden ze goed behandeld? Dan vertellen ze goede dingen over het bedrijf. Maar dat geldt uiteraard ook andersom. Zo bepalen ze mee het imago van je bedrijf.

Henk: Als winst het enige doel wordt van een organisatie, gaat het fout. Want dan zet je niet langer je mensen centraal. Het doel van een organisatie moet zijn dat je de dingen goed wilt uitvoeren, dat je dat voor je medewerkers doet en je medewerkers hun werk met plezier en enthousiasme doen. Je medewerkers zijn inderdaad het gezicht van het bedrijf. Zij bepalen vaak meer je imago dan een advertentie. De beste medewerkers zijn diegenen die plezier hebben in hun werk, want die zijn het productiefst. Als ze productief zijn, komt de winst vanzelf. Winst is het gevolg van wat je doet. Hoe beter je het doet voor je medewerkers, hoe mooier de winst.

Guy: People first, zo noemen wij dat bij Sigmund. Een gedachtegang waarbij je de mens centraal zet, en niet winst of een ander systeem. Met de ingesteldheid: winst maken is het belangrijkst, gaat het sowieso fout voor de mensen.

Neem nu de bejaarde dame van om de hoek. Die dame heeft een hondje, want ze voelt zich eenzaam. Bijna niemand van haar familie komt nog op bezoek, want iedereen heeft het druk. Dat hondje is haar enige gezelschap. Het is dus heel belangrijk dat haar hondje gezond en wel is. Alles wat je doet draait dus rond mensen, zelfs als je in een fabriek werkt waar ze hondenvoeding maken. Hondenvoeding wordt dan wel voor honden gemaakt, maar eigenlijk dus ook voor die oudere dame. De hondenbrokken houden iedereen gelukkig. Dat is waar het uiteindelijk om draait. 

VINTAGE IS COOL

Henk: Dat alles rond mensen draait, zie je ook terug in je organisatie. De beste ideeën komen vaak van de werkvloer. Zij weten wat er leeft in een bedrijf, wat er werkt en wat niet. Daarbij komt nog dat de jongere generatie dichter bij de huidige maatschappij staat. Zij zijn sneller weg met nieuwe trends. Hun levensstijl is anders dan die van de oudere generatie, zij hebben andere inzichten. Daarom is het zo belangrijk dat het bestuur ook naar de mensen op de werkvloer luistert, zo kan een bedrijf zich blijven ontwikkelen. Maar er is ook een keerzijde: nieuwe ontwikkelingen geven veranderingen. Verandering brengt onzekerheid, onzekerheid creëert vaak angst. Mensen zoeken in het algemeen naar zekerheid, standvastigheid, dingen die ze gewend zijn. 

Guy: Toch is het soms omgekeerd: de oudere generatie kan ook dingen die de jongere generatie niet kan. Mijn moeder is 79 jaar en had nog een oude typemachine op zolder staan. Een vriendin van haar wilde die gebruiken als decoratie, want ‘vintage is cool’. Voordat ze de typemachine meegaf, typte ze eerst nog een briefje voor ons 20-jarig nichtje. Haar reactie toen ze het briefje zag? “Cool!”. Dus wat is verandering? Mijn mama kan niet met een computer werken, maar door de typemachine was ze toch weer “cool”. Zij kan iets dat de nieuwe generatie niet kan, misschien zelfs niet meer kent.

Typewriter

Henk: Niet alles van vroeger is slecht. De vraag is alleen of het niet efficiënter kan. Neem nu die typemachine: dat is mooi en leuk, maar niet echt praktisch wanneer je iedere keer helemaal opnieuw moet beginnen omdat je één typefout hebt gemaakt. Dan is werken in Word veel praktischer. We mogen nooit vergeten van waar we komen. In het verleden waren er goede dingen, die hebben ons geleid tot waar we nu staan. Want het kan altijd beter.

Guy: Het kan altijd beter, dat vind ik een mooie samenvatting van dit interview. Als je verandering binnen je bedrijf goed aanpakt, hoeft het niet iets negatiefs te zijn. Het Nederlands Bureau Keuring Binnenvaartschepen staat een mooie toekomst te wachten met jou aan het roer. Henk, bedankt voor het boeiend gesprek en veel succes met je toekomstige (change)projecten.

---------

Over Henk Arntz

Henk Arntz

Henk Arntz haalde zijn diploma Court Expert (gerechtsdeskundige) aan de Universiteit van Leiden. Hij werkt al 10 jaar als Managing Director bij Nederlands Bureau Keuring Binnenvaartschepen (NBKB). Hij is een technische adviseur, gerechtsdeskundige en bemiddelaar, zijn specialiteit ligt bij de romp en machines van schepen. Daarnaast is Henk ook interim advisor voor de scheepvaart, gespecialiseerd in het reorganiseren en uitbreiden van de organisatiestructuur op basis van menselijke waarden en motivatie.